Que votre équipe ait adopté le travail sur site pour profiter de certains avantages comme une forte intégration physique des salariés au groupe, ou que vous ayez opté pour le télétravail pour plus de flexibilité des ressources humaines ou pour éviter les distractions du bureau – nécessaire pour les tâches comme l’écriture de code –, un facteur important de la productivité des équipes serait la forme de communication adoptée. Selon un rapport de Amir Salihefendic, CEO de Doist, une entreprise qui crée des applications de productivité pour permettre aux équipes d’organiser leur travail, la communication asynchrone est un facteur plus important dans la productivité de l'équipe, que votre équipe soit composée des télétravailleurs ou non.Selon le rapport, de nombreuses études sur le travail à distance ont déjà démontré que les télétravailleurs sont plus productifs que leurs homologues qui sont obligés de se rendre au bureau pour travailler. En effet, travailler à distance permet, entre autres, de gagner du temps en évitant les déplacements quotidiens pour se rendre sur le site du travail. Le télétravail permet également d’avoir le contrôle de ses journées de travail, d’avoir du temps à consacrer à sa famille, ses amis et ses passe-temps. Mais, ces avantages ne sont pas seulement le fait de « l'indépendance géographique, mais plutôt le corollaire d'une communication asynchrone – donnant aux employés le contrôle sur le moment où ils communiquent avec leurs collègues de travail », lit-on dans le rapport.
Selon M. Salihefendic, bien que le travail à distance soit l'avenir, la communication asynchrone est un facteur encore plus important dans la productivité de l'équipe, que l’équipe soit à distance ou non. Parce que, « non seulement la communication asynchrone produit les meilleurs résultats de travail, mais elle permet aussi aux gens d'accomplir un travail plus significatif et de vivre une vie plus libre et plus épanouie ».
La communication asynchrone consiste à envoyer un message sans attendre une réponse immédiate. Elle permet à celui qui reçoit le message de l’ouvrir plus tard afin d’y répondre. On peut citer en exemple le courrier, les e-mails, les SMS. En revanche, la communication synchrone, c’est lorsque le destinataire reçoit un message, traite l'information et répond immédiatement. Le destinataire reçoit l’information au fur et à mesure que l’expéditeur l’envoie, et il doit y répondre en temps réel. C’est le cas avec les échanges au téléphone, les chats, les visioconférences, ou les réunions.
Selon le rapport, les formes numériques de communication, comme les e-mails ou la messagerie instantanée collaborative comme Slack, peuvent aussi être synchrones dans la mesure où après avoir reçu la notification d’un message, on peut le lire immédiatement et y répondre en temps quasi réel. Une étude réalisée en 2015 par Yahoo Labs a révélé que le temps de réponse par courriel le plus courant n'était que de 2 minutes, a rapporté l’article. Pour faire ressortir la nécessité de la communication asynchrone, l’article met aussi en évidence les inconvénients de la communication en temps réel.
Les inconvénients de la communication synchrone au sein des équipes
Selon l'article « Collaborative Overload » du Harvard Business Review rapporté par M. Salihefendic dans son rapport, le temps consacré par les employés à la collaboration a augmenté de 50 % au cours des deux dernières décennies. Selon les chercheurs d’Harvard, pendant ces dernières années, il n'était pas rare que les travailleurs passent 80 % de leurs journées de travail à communiquer avec leurs collègues sous forme de courriels, de réunions et plus récemment sous forme d'applications de messagerie instantanée.
Ce qui signifie que le travailleur doit organiser sa journée de travail autour de plusieurs réunions – le temps entre deux réunions étant passé à faire son travail de façon distraite, avec un œil sur le courriel et la messagerie collaborative de l’équipe –, tout en n’oubliant pas que la communication du travail s’étend souvent hors du lieu physique de travail et des heures normales de travail, a mentionné le rapport. Selon un employé de bureau cité par le rapport, «Je me levais, éteignais l’alarme et vérifiais Tinder. Maintenant je me lève et vérifie Slack ».
Selon le rapport, si de précédentes études ont montré que les employés sont toujours plus productifs lorsqu'ils travaillent à l'extérieur du bureau, c’est que quelque chose ne marche pas dans les environnements de travail de bureau avec des méthodes de travail hautement synchrones. En effet, la communication en temps réel épuise les ressources mentales des employés et rend généralement plus difficile la réalisation de progrès significatifs au travail, d’après le rapport. Voici, ci-dessous, quelques principaux problèmes liés à une culture synchrone, selon le rapport :
La communication synchrone entraîne des interruptions constantes qui détournent l'attention des travailleurs en rendant plus difficile l'accomplissement de progrès significatifs dans leur travail. Ce qui nuit aux activités qui exigent de la concentration comme l’écriture de code, la conception, la rédaction, etc. La culture synchrone donne la priorité à la connexion plutôt qu'à la productivité. En effet, pour ne pas rater des décisions et des discussions cruciales, les gens essaient d'être toujours en ligne et de participer à autant de réunions que possible, ce qui nuit à leur bien-être et à leur productivité, d’après le rapport.
Un autre problème lié à la communication en temps réel est le stress. Les salariés passant leurs journées de travail à répondre aux demandes de façon réactive plutôt qu'à établir leurs propres horaires de façon proactive. Selon une étude que l’article a citée, les gens compensent le temps perdu à cause des interruptions de travail en tentant de travailler plus rapidement, ce qui entraîne « plus de stress, plus de frustration, plus de pression et plus d'efforts ». Aussi, lorsque les salariés doivent réagir en temps réel, ils n'ont pas le temps de réfléchir en profondeur aux questions clés afin de fournir des réponses réfléchies, ce qui conduit à des discussions de moindre qualité et à des solutions sous-optimales, d’après le rapport.
La communication asynchrone, facteur de plus de productivité de l’équipe
Selon le rapport, la plupart des gens acceptent les distractions et les interruptions comme faisant partie intégrante de leurs activités, mais certaines entreprises – comme Doist, Gitlab, Zapier, Automattic et Buffer – adoptent une approche plus asynchrone de la collaboration. Rappelons que Amir Salihefendic a écrit son article en se basant sur l’expérience de sa propre entreprise à distance Doist. Voici ci-dessous quelques avantages de la communication asynchrone que le rapport mentionne :
Dans une culture asynchrone, où on n’est pas obligé de communiquer en temps réel, les employés ont un contrôle presque total sur la façon dont ils structurent leur journée de travail en fonction de leur mode de vie et de leurs responsabilités. Cela les rend heureux et plus productifs, selon le rapport. Parce que les gens ont plus de temps pour lire les informations reçues, réfléchir au problème évoqué ou à une idée en particulier avant de fournir des réponses plus réfléchies, la communication est de haute qualité par opposition aux réactions spontanées.
Dans la communication asynchrone, les travailleurs apprennent à mieux planifier leur charge de travail et leur collaboration afin de donner suffisamment de temps à leurs collègues pour voir et répondre à leurs demandes. Ce qui entraîne des collaborations moins stressantes, et par conséquent, un travail de meilleure qualité. Parce que les employés n'ont pas besoin de rester au courant de chaque message au fur et à mesure qu'il arrive, ils peuvent consacrer de gros blocs de temps ininterrompus pour faire les tâches qui exigent de la concentration. Aussi, comme la plupart des communications se font par écrit, les discussions clés et les informations importantes sont documentées automatiquement dans une plus grande transparence.
Doist : liens vers les fils de Twist pertinents du mois de septembre 2019
Selon le rapport, la culture asynchrone a permis à Doist de garder la plupart des travailleurs embauchés au cours des cinq dernières années. « Notre taux de rétention des employés est de plus de 90 % - beaucoup plus élevé que celui de l'ensemble de l'industrie de la technologie », lit-on. Selon le rapport, même Google, avec tous ses avantages offerts aux travailleurs, a une durée moyenne de rétention de seulement 1,1 an. D’où, selon le rapport, « la liberté de travailler de n'importe où et à n'importe quel moment bat les avantages d'une vanité amusante n'importe quand, et cela coûte 0 $ à notre entreprise ».
Cependant, d’après le CEO de Doist, il ne faut pas abandonner définitivement la communication synchrone, car il est difficile d'établir des rapports et des relations personnelles avec seulement une communication écrite. À titre d’exemple, Doist expérimente des lieux de rencontre avec des équipes occasionnelles via l’application Zoom où des personnes de différentes équipes peuvent se réunir pour discuter de sujets non professionnels. Toutefois, la communication synchrone devrait être l'exception et non la règle, selon Salihefendic.
70 % des communications au sein de Doist sont asynchrones, en utilisant Twist, Github, Paper, tandis que 25 % des communications sont synchrones, en utilisant des outils comme Zoom, Appear.in, ou Google Meet. 5 % des communications sont consacrées aux réunions physiques, par exemple, des retraites annuelles d'entreprise ou d'équipe. Ci-dessous, la Pyramide de communication d'équipe à distance de Doist.
Comment passer de la communication synchrone à la communication asynchrone ?
Selon une étude Upwork Study de 2018, le travail à distance entre de plus en plus dans les normes, mais les entreprises manquent de politique pour bien l’encadrer. En effet, 63 % des entreprises américaines ont maintenant des travailleurs à distance et pourtant plus de la moitié (57 %) ne disposent pas de politique pour le travail à domicile.
Selon le rapport de Salihefendic, le passage de la culture synchrone à la culture asynchrone nécessite du temps et un changement profond dans les outils, les processus, les habitudes et la culture. Entre autres mesures concrètes à adopter que le rapport recommande, nous avons la « surcommunication », autrement dit, lorsque vous envoyez un message, incluez autant d'informations que possible (par exemple, des captures d’écran), afin d’être plus explicite. Il faudra préciser clairement, non seulement, ce que vous attendez des personnes avec qui vous collaborez, mais également, la date limite pour une éventuelle réponse à votre demande.
Le rapport recommande également de commencer un fil de discussion ou un document avant les réunions, au cours duquel il faudra partager toutes les informations pertinentes et discuter des questions clés avant la réunion, de sorte que chacun puisse venir avec une compréhension complète du sujet à traiter. Aussi, il faudra documenter les discussions et les résultats après la réunion, pour que les personnes qui n'étaient pas présentes puissent trouver cette information.
Pour passer à la culture asynchrone, les chefs d'équipe devront, entre autres, promouvoir l'écriture et la communication comme compétences de base à maîtriser. Selon le rapport, cela réduira les échanges superficiels et aidera les gens à aller au cœur des choses plus rapidement.
Source : Doist
Et vous ?
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