Assistant.e de direction H/F

Rattaché(e) à la Business Unit E-Confiance, au sein de la Division Souscription Digitale et sous la responsabilité du Directeur, vous l'assistez, ainsi que les responsables, dans tous les aspects de leur travail pour leur faire gagner en temps et en efficacité.

A ce titre, vos missions principales sont :

*Optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, assistance rédactionnelle/mise en forme, gestion agenda, liste de diffusion, utilisateurs des produits tels que JIRA, uptrends, ?) ;
*Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Division ;
*Prendre en charge le suivi complet des dossiers fournisseurs (contrats/renouvellements ESN, imputations comptable sous-traitants, DA/BdC et relation fournisseurs, vérification des factures, suivi du référentiel fournisseur, contractualisation fournisseurs...) ;
*Participer à la rédaction de supports (communication interne, compte rendu, slides de comités ou réunions d'équipes tels que SLA comité de pilotage, volumes, etc?);
*Contribuer à la promotion de la direction en assurant la gestion d'évènements spécifiques (organisation des réunions/évènements un peu complexe, inscriptions salons/évènements, réservation/organisation réunions clients, ...).
*Réaliser un suivi d'activité/rapports quotidiens au travers d'indicateurs précis (balance Âgée -factures échues, suivi des volumes aux équipes?)
*Assurer un support dans les domaines liés aux recrutements et les formations (entrées/sorties dans l'équipe; EDI, contrats?)
*Gérer les activités RH de la Division (Redmine, matériel, compte créé, NDF, déplacements, congés, gestion des personnes COVID)

D'un naturel discret(e), vous avez une appétence pour l'écosystème informatique. A l'aide de vos connaissances, vous êtes intéressé(e) pour progresser dans un environnement hétérogène et multi compétences dans lequel vous mettrez votre rigueur et votre organisation au service de la Direction Souscription Digitale.

Lieu du poste : Sophia Antipolis.

Niveau d'études souhaité : Bac + 2
Expérience souhaitée : 3 - 4 ans

De formation Bac+2 avec une expérience professionnelle significative en assistanat de direction ou de gestion, vous disposez d'une expérience réussie sur la fonction, idéalement acquise dans un environnement à dominance informatique.

Compétences techniques recherchées :

*Maitrise des outils bureautiques (Office 365, Excel, PPT) ;
*Connaissance d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social, Teams?) appréciée ;
*Anglais technique et courant
*Des notions de base en informatique et des prestations de services multi-composantes : Système d'information, processus de dématérialisation, exploitation et hébergement informatique, méthodologie projet, grands services internet, infrastructure et réseaux etc? Sont un plus

Compétences comportementales attendues :

*Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles et êtes à l'aise à l'oral ;
*Autonome et rigoureux(se), votre organisation assure le respect des méthodes et des règles ;
*Résistant(e) au stress, vous êtes capable de vous adapter rapidement aux circonstances ;
*Communiquant(e) et ayant le sens du service, vous relayez rapidement les informations ;
*Discret(e) et impliqué(e), vous traitez les informations en ayant conscience des enjeux et des impératifs du service ;
*Réactif(ve) et disponible, vous êtes capable de réagir rapidement quel que soit la situation.

Leader français des solutions numériques de confiance, le groupe Docaposte a réalisé un chiffre d'affaires de 700 millions d'euros en 2019 et compte près de 6400 collaborateurs (partout en France). En perpétuelle transformation, le groupe intègre à ses solutions les dernières innovations et recrute chaque année de nouveaux talents au sein de ses entités !

Filiale numérique du Groupe La Poste, Docaposte est un acteur important de la transformation des grandes organisations, avec une forte dynamique sur les secteurs finance, e-santé et secteur public. S'adressant à un public de plus en plus large, le groupe propose une gamme de plus de 140 solutions (sur-mesure ou prêtes-à-l?emploi) qui couvre tous les besoins de ses 23 000 clients.

Expert en plateformes numériques, le groupe conçoit, héberge et exploite des plateformes d'échanges sécurisés (on premise ou en mode Saas) visant à réconcilier des environnements multiples, simplifier et faciliter les échanges d'information ainsi que les parcours clients. Grâce à ses 4 data centers, Docaposte garantit un haut niveau de sécurité et de conformité et opère ses propres infrastructures Tiers de confiance « Made in France » et Green IT.

Le groupe intervient dans le cadre de grandes transformations digitales (KYC, blockchain, certification, archivage, IA, etc.) mais également dans le cadre de plus petites innovations (telles que lors de lancements de produit tel que Digiposte).

Pour plus d'informations : www.docaposte.com